Module Personnes / Organisations

Le module Personnes / Organisation contient des informations au sujet des individus et des organisations ayant un rapport quel qu'il soit avec les activités du musée et ses collections. Les Personnes ou Organisations peuvent être des artistes, auteurs, fabricants, donateurs, collectionneurs, chercheurs, employés, conservateurs, transporteurs, organisateurs d'exposition, assureurs, institutions qui empruntent ou prêtent des objets, etc.

Les informations qui peuvent être enregistrées comprennent le nom, diverses adresses et numéros de téléphone, les adresses courriel et web, les informations biographiques et historiques. Le module Personnes / Organisation fournit une aide pour la synonymie des noms (c’est-à-dire une identité connue sous plusieurs noms) et est compatible avec la Getty Union List of Artists' Names.

Une Personne/Organisation peut être un individu, un groupe ou un département au sein d'une institution ; ou un individu, un groupe ou une organisation externe.

Un enregistrement est créé dans le module Personnes / Organisations pour chaque personne ou organisation, enregistrant ses coordonnées ainsi que des détails personnels et sur son rôle.

Comme une Personne/Organisation peut être liée à de nombreux objets et événements au sein d'une institution, il est possible qu'un seul enregistrement Personne/Organisation soit associé (rattaché) à de nombreux enregistrements dans plusieurs modules. Associer les enregistrements de cette manière permet d'économiser du temps et des efforts, car les informations sur une Personne/Organisation ne doivent être saisies qu'une seule fois dans EMu. Si des détails changent, un seul enregistrement, l'enregistrement Personnes / Organisations, doit être mis à jour.

À chaque élément du module Personnes / Organisations est assigné un Type personne / organisation :

Types personne / organisation

Le champ Type personne / organisation est un champ de changement d'onglet Ajustement dynamique des onglets affichés dans un module en fonction des choix de l'utilisateur (par exemple, différents ensembles d'onglets s'affichent lorsque "Personne" ou "Organisation" sont sélectionnés dans la liste déroulante Type de personne/organisation du module Personne/Organisation). ce qui signifie que les champs s'affichant sur la page Personne varient selon le Type personne / organisation sélectionné.

Les Types personne / organisation habituels sont :

Personne / Individu

Un Type Personne (ou Individu) est utilisé pour enregistrer des détails sur une personne ayant un lien avec votre institution ou avec un objet de votre collection.

Une personne à laquelle est assigné le Type personne / organisation Personne peut également être associée avec une organisation mais c'est cette personne en particulier qui a une connexion avec l'institution plutôt que son rôle ou fonction au sein de l'organisation. Dans ce cas, vous créeriez un enregistrement Type personne / organisation Personne et enregistreriez les détails concernant son organisation dans l'onglet Organisation. (Voir également Position.)

Si la relation avec l'Organisation était la relation principale, vous créeriez un enregistrement Type personne / organisation.

Les principaux onglets utilisés pour enregistrer un Type personne / organisation Personne sont :

Onglet	Description
Personne	Les nom, sexe et langue(s) de la personne.
Organisation	Des détails sur l'organisation à laquelle appartient la personne, y compris sa fonction au sein de l'organisation.
Adresse	L'adresse postale et physique de la personne (ou de son organisation).
Rôles	Les Rôles que la personne joue et le cas échéant, ses domaines de spécialité.
Associations	Les personnes, groupes, organisations associés à la personne.
Biographie	Les détails biographiques concernant la personne, par exemple sa date de naissance, sa période d'activité et son patrimoine.
Synonymie	Liens vers d'autres enregistrements Personnes / Organisations synonymes avec la personne.

Position

Le Type personne / organisation Position est utilisé pour enregistrer un poste spécifique au sein d'une organisation ou d'un service plutôt qu'un individu spécifique.

Par exemple, le conservateur de la Collection au sein du département des Beaux-Arts peut se voir attribuer un enregistrement Personnes / Organisations Poste. Lorsqu'une nouvelle acquisition ou un nouvel objet est enregistré, un lien peut être établi vers cet enregistrement Personnes / Organisations Poste plutôt que vers un enregistrement Personnes / Organisations Personne (qui enregistrerait les détails personnels du conservateur actuel de la collection). Cela signifie que le lien sera toujours correct même si le conservateur actuel quitte ce poste et qu'un nouveau conservateur de la collection est nommé.

Note: Il est préférable d'attribuer les prêts ou emprunts d'objets à un Poste plutôt qu'à une Personne.

Les principaux onglets utilisés pour enregistrer un Type personne / organisation Position sont :

Onglet	Description
Personne	Le nom, sexe, et langue(s) parlée(s) de la personne occupant ce poste actuellement.
Organisation	Des détails sur l'organisation dans laquelle le poste est occupé.
Adresse	Les adresses postale et physique de l'organisation.
Synonymie	Liens vers d'autres enregistrements Personnes / Organisations synonymes avec le poste.

Organisation

Un Type personne/organisation est utilisé pour enregistrer les détails d'une organisation plutôt que d'un individu.

Les principaux onglets utilisés pour enregistrer des détails pour un Type personne / organisation sont :

Onglet	Description
Organisation	Le nom et la structure de l'organisation.
Adresse	Les adresses postale et physique de l'organisation.
Rôles	Les rôles joués par l'organisation et ses domaines de spécialité.
Associations	Les personnes, groupes, organisations associés à l'organisation.
Histoire	Des détails historiques concernant l'organisation, y compris sa période d'activité.
Synonymie	Liens vers d'autres enregistrements Personnes / Organisations synonymes avec l’organisation.

Collaboration

Le Type personne / organisation Collaboration est utilisé pour grouper au minimum deux personnes ou organisations travaillant ensemble dans un but commun ou sur la même tâche.

Note: Avant de pouvoir créer un enregistrement Collaboration, tous ses membres doivent d'abord avoir un enregistrement individuel dans le module Personnes / Organisations.

L'avantage issue de l'utilisation du Type personne / organisation Collaboration est évident lorsqu'un groupe de Personnes / Organisations collabore régulièrement. Il est souvent nécessaire d’associer chaque enregistrement Personnes / Organisations, de créer un seul enregistrement Personnes / Organisations Collaboration et de l’associer à cela plutôt qu’aux enregistrements Personnes / Organisations.

Par exemple, un groupe d'experts peuvent travailler ensemble pour estimer des objets ou décrire un taxon. Il est plus efficace de grouper ces personnes dans un Type personne / organisation Collaboration et de relier chaque enregistrement du Catalogue à ce seul enregistrement Collaboration de Personnes / Organisations, plutôt que de relier chaque enregistrement du Catalogue à de multiples enregistrements de Personnes / Organisations.

Le principal onglet utilisé pour enregistrer les détails du Type personne / organisation Collaboration est :

Onglet	Description
Collaboration	Noms des personnes et/ou organisations qui ont travaillé ensemble et leur rôle respectif au sein de la collaboration.

ULAN (pour les Galeries d'Art utilisant l'ULAN Getty)

La base de données Union List of Artists Names (ULAN) ou Liste Syndicale des Noms d'Artistes est une liste structurée de noms d'artistes et de biographies générée par l'Institut de Recherche Getty à Los Angeles aux États-Unis. Son site web est :

http://www.getty.edu/research/conducting_research/vocabularies/ulan/about.html

La base de données ULAN comprend actuellement plus de 100 000 artistes (créateurs, artistes des arts du spectacle et des arts décoratifs) et architectes. Le Getty Institute détient le copyright de l'ULAN et une institution doit obtenir une licence avant de pouvoir utiliser les données de l'ULAN dans EMu.

Les enregistrements ULAN peuvent être importés dans EMu par les développeurs d'Axiell à la demande d'une institution à chaque fois qu'une mise à jour est disponible.

Les principaux onglets utilisés pour enregistrer les détails d'un Type personne / organisation ULAN sont :

Onglet	Description
ULAN 1	Inclut les nom, variante de nom, biographie et origine de l'artiste. Cet onglet est réglé en lecture seule.
ULAN 2	Les relations et notes descriptives. Cet onglet est réglé en lecture seule.
Rôles	Les rôles que la personne / organisation joue et ses domaines de spécialité.
Biographie	Des détails biographiques concernant la personne, par exemple sa date de naissance, sa période d'activité et son patrimoine.

D'autres Types de pers./org. incluent :

Person IH (pour les Jardins Botaniques utilisant l'Index Herbariorum NYBG)
Herbarium IH (pour les Jardins Botaniques utilisant l'Index Herbariorum NYBG)
Famille ou Whānau1
Groupe culturel, Culture ou Groupe2

Note: Les institutions peuvent également définir d'autres Type personne / organisation en fonction de leurs besoins.

EMu 10 a vu l’introduction d’une version améliorée du module Personnes / Organisations, avec de nouveaux Types personne/organisation, des onglets supplémentaires et modifiés et, dans certains cas, de nouvelles fonctionnalités. Plusieurs entrées de Registre ont été ajoutées afin de permettre aux institutions d’utiliser les définitions du module Normes plutôt que la méthode par défaut d’EMu pour la génération des noms dérivés (dans l’onglet Personnes) et le format des chaînes d’adresse (dans l’onglet Adresse). La taille de l’onglet a été augmentée afin de permettre d’y afficher davantage d’informations.

Les institutions qui effectuent une mise à niveau vers EMu 10 ont la possibilité d’installer le module Personnes / Organisations amélioré ou de continuer à utiliser la version antérieure du module. Toutes les nouvelles implémentations d’EMu auront la version améliorée du module Personnes / Organisations.

Le module Personnes / Organisations d’EMu 10

Le tableau ci-dessous présente les principaux changements apportés aux onglets avec EMu 10, ainsi que les fonctionnalités disponibles dans le module Personnes / Organisations d’EMu 10 :

Onglet

Description

Personne

Détails personnels, dont :

Nom
Sexe
Langue
Noms dérivés
Voir Archives pour plus de détails sur le champ Archivage : (Dérivé).

L'onglet Personne

Le groupe de champs Noms dérivés contient neuf paramètres permettant de dériver des noms :

Champ

Description

Automatique

Liste déroulante avec deux valeurs :

Tout

Lorsqu’elle est sélectionnée, toutes les cases à cocher sont définies sur Oui et sont en lecture seule :

Individu

Lorsqu’elle est sélectionnée, les cases à cocher peuvent être définies individuellement :

Si une case à cocher est :

Case à cocher

Résultat

Coché

Le champ associé Noms dérivés est en lecture seule et sa valeur est dérivée (lors de l’enregistrement) soit à l’aide de la méthode par défaut d’EMu, soit à partir des définitions d’enregistrement de génération de noms du module Normes.

La méthode utilisée dépend de l'Entrée de Registre Derived Names Enabled.

Non coché

Une valeur peut être saisie manuellement dans le champ.

Organisation

Des détails sur l'organisation, y compris sa structure et d'autres noms.

Les onglets Organisation

Lorsque Type personne/organisation = Personne ou Poste, les groupes de champs Détails de l’organisation et Détails de nom de l’onglet Organisation sont en lecture seule :

Les informations de ces deux groupes de champs sont maintenues dans un autre enregistrement Personnes / Organisations (avec un Type personne/organisation de Organisation) lié à Organisation : (Affiliés avec) dans l’onglet Affiliations :

Lorsque Courant : (Affiliés avec) = Oui dans l’onglet Affiliations, les détails de l’adresse de l’enregistrement de l’Organisation lié sont copiés dans les champs Adresse physique de l’onglet Adresse.

Conseil : Si les détails de l’adresse de l’organisation sont mis à jour dans l’enregistrement Organisation lié, il est possible de mettre à jour les champs Adresse physique en sélectionnant le bouton radio Courant : (Affiliés avec) Non, puis en sélectionnant à nouveau Oui.

Associations

L’onglet Associations est utilisé pour répertorier les personnes, groupes, organisations, etc. associés à la partie en cours.

L'onglet Associations

Groupe de champs	Détails
Associé avec	Lien vers un autre enregistrement Personnes / Organisations.
Associés	Lien vers un autre enregistrement Personnes / Organisations.
Citations de Support	Lien vers un enregistrement de Bibliographie contenant les détails des citations rédigées par cette personne ou organisation. Pour chaque entrée, il est possible de documenter : Référence de page dans Pagination : si un livre comporte plusieurs citations de cette personne ou organisation, vous pouvez créer un lien vers l’enregistrement de Bibliographie du livre autant de fois que nécessaire et fournir une référence de page pour chaque citation. Une Référence Croisée. Remarques éventuelles. L’onglet Références peut être utilisé pour documenter toute référence concernant cette personne ou organisation.
Archives de Support	Lien vers un enregistrement d’archives dans le Catalogue (Type d’objet = `Archive - EAD` ou `Archive - ISAD(G)`) contenant des détails sur des documents d’archives pertinents pour cette personne ou organisation.
Collaborations	Les personnes et les organisations peuvent être impliquées dans diverses collaborations, et celles-ci peuvent être documentées dans un enregistrement Personnes / Organisations où Type personne/organisation = Collaboration. Si la personne ou l’organisation actuelle est incluse dans un enregistrement Collaboration, cet enregistrement est automatiquement affiché ici afin que l’association soit clairement établie.

Collaboration

Lorsque deux ou plusieurs personnes collaborent d’une manière ou d’une autre, la relation peut être documentée dans un enregistrement Personnes / Organisations avec un Type personne/organisation de Collaboration.

L'onglet Collaboration

Un onglet Collaboration est disponible lorsque Type personne/organisation = Collaboration :

Groupe de champs / Nom

Détails

Nom de collaboration

Saisissez un nom descriptif pour la collaboration ou cochez la case pour générer automatiquement un nom.

Note: Si un nom a déjà été saisi dans ce champ, il restera inchangé si la case est cochée.

Collaboration

Lien vers l’enregistrement de chaque personne ou organisation impliquée dans la collaboration. Au moins deux enregistrements Personnes / Organisations doivent être répertoriés.

Cet enregistrement Personnes / Organisations de type Collaboration est automatiquement répertorié dans le tableau Collaborations de l’onglet Associations pour chaque personne ou organisation impliquée dans la collaboration :

Adresse

L'adresse de la personne et / ou de l'organisation.

L'onglet Adresse

Note: Afin de laisser de la place à d’autres champs dans l’onglet Adresse, le champ Type personne/organisation est situé dans le coin inférieur droit.

Groupe de Champ

Champ

Détails

Adresse postale

Le bouton Copier du groupe de champs Adresse postale permet de copier les informations des champs Adresse physique vers les champs Adresse postale correspondants :

Chaîne d'Adresse Physique

Chaîne d'Adresse Postale

Automatique

Liste déroulante avec deux valeurs :

No

Sélectionnez Non (ou laissez le champ vide) pour saisir manuellement une chaîne d’adresse physique / postale.

Yes

Sélectionnez Oui pour générer automatiquement une chaîne d’adresse physique / postale ; la définition Chaîne d’adresse Personnes / Organisations du module Normes est utilisée pour mettre en forme la chaîne d’adresse :

Note: Par la suite, si les informations d’adresse dans Adresse physique / Adresse postale changent, la chaîne d’adresse associée sera automatiquement mise à jour lorsque l’enregistrement sera enregistré.

Définition du format d’adresse du module Normes

Les formats d’adresse sont définis dans le module Normes. Deux définitions par défaut, nommées sous Terme : (Définition), sont fournies :

pas:PhysDefault (voir ci-dessus)
pas:PostDefault

Si un pays exige un format différent du format par défaut, il est possible d’ajouter un enregistrement afin de définir et d’appliquer ce format. Lorsque Automatique est réglé sur Oui, le format d’adresse par défaut associé est utilisé, sauf si un format a été défini pour un pays spécifique, auquel cas ce format est utilisé.

Le Terme : (Définition) comprend trois éléments :

Type

Valeur

Détails

Un acronyme

pas:

Cela identifie l’enregistrement comme une Chaîne d’adresse Personnes / Organisations.

Le type d’adresse

Phys

Post

Phys correspond au format Adresse physique.

Post correspond au format Adresse postale.

Le pays

Default

ou un nom de pays

Default s’applique à tous les pays, sauf si un pays possède sa propre spécification.

Par exemple, si nous devons spécifier un format d’adresse physique pour l’Angleterre, nous créerions un enregistrement du module Normes avec un Terme : (Définition) de :

pas:PhysEngland

Si England correspond à une valeur du champ Pays concerné, le format spécifié dans pas:PhysEngland est utilisé.

Le code de formatage de l’adresse est stocké dans l’onglet Script :

Site

Remplissage automatique des adresses

Liste déroulante avec deux valeurs : Non / Oui

Lorsqu’un enregistrement Sites est joint dans le champ Fichier joint et que Remplissage automatique des adresses = Oui, le centroïde (décimal) préféré de l’enregistrement Sites est copié dans les champs Latitude (déc) et Longitude (déc) :

Références

L’onglet Références est utilisé pour documenter toutes les références publiées concernant la personne ou l’organisation.

L'onglet Références

Champ	Détails
Référence	Liens vers un enregistrement de Bibliographie contenant les détails des références relatives à cette personne ou organisation.
Genre	Liste de consultation. Indiquez le type de publication ou de référence.
Page/Figure/Planche	Documentez le numéro de page, de figure ou de planche de la publication dans laquelle la personne ou l’organisation est mentionnée.
Légende/Texte	Documentez tous les détails textuels pertinents de la page, de la figure ou de la planche référencée.

Associations URL/LOD

L’onglet Associations URL/LOD s’affiche lorsque le Type personne/organisation est l’un des suivants :

Personne
Individu
Organisation or Organization

Il est utilisé pour documenter les associations web et les données ouvertes liées concernant la personne ou l’organisation. Les liens URL associés à cette personne ou organisation comprennent des références LOD (Données ouvertes liées), telles que Wikidata :

Biographie

Contient les détails biographiques d'une personne, y compris :

Dates de naissance et de décès
Patrimoine

Affiliations

Documente toute organisation à laquelle la personne ou l’organisation actuelle est associée ou affiliée.

Noms

Documente les différents noms associés à cette personne ou organisation. Il s’affiche lorsque Type personne/organisation est Personne ouIndividu :

Lorsque Type : (Détails de Noms) = Primaire, toute modification apportée à un champ du groupe de champs Détails du nom est automatiquement répercutée sur le champ équivalent de l’onglet Personne, et vice versa.

Militaire

Documente des informations militaires sur une personne. Il s’affiche lorsque Type personne/organisation est soit Personne soit Individu :

Culture

L'onglet Culture s'affiche lorsque le Type personne/organisation est l'un des suivants :

Groupe culturel
Culture
Groupe
Famille
Whānau

Synonymie

Lies liens vers d'autres enregistrements de Personnes / Organisations synonymes.

Notes

Voir L'onglet Notes pour plus de détails.

Multimédia

Voir L'onglet Multimédia pour plus de détails.

Sécurité

Voir L’onglet Sécurité pour plus de détails.

Audit

Voir L'onglet Audit pour plus de détails.

Admin

Voir L'onglet Admin pour plus de détails.

Les onglets Type personne/organisation et leur fonction dans l'ancien module Personnes / Organisations

Onglet	Description
Personne	Détails personnels, dont : Nom Sexe Langue Dérivé Voir Archives pour plus de détails sur le champ Archivage : (Dérivé).
Organisation	Des détails sur l'organisation, y compris sa structure et d'autres noms.
Adresse	L'adresse de la personne et / ou de l'organisation.
Rôles	Les rôles que joue la personne / l'organisation et ses domaines de spécialité.
Associations	Les personnes, groupes, organisations associés à la personne.
Biographie	Contient les détails biographiques d'une personne, y compris : Dates de naissance et de décès Patrimoine
Synonymie	Lies liens vers d'autres enregistrements de Personnes / Organisations synonymes.
Notes	Voir L'onglet Notes pour plus de détails.
Multimédia	Voir L'onglet Multimédia pour plus de détails.
Sécurité	Voir L’onglet Sécurité pour plus de détails.
Audit	Voir L'onglet Audit pour plus de détails.
Admin	Voir L'onglet Admin pour plus de détails.

Rubriques connexes